Pengalaman Pertama Mengurus Visa Schengen

Sebelumnya saya mau menjelaskan dulu, alasan saya membuat blog ini karena merupakan suatu janji saya jika visa saya ini diterima dan sebenarnya pengajuan ini saya lakukan pada tahun 2018 silam. Tapi karena saya memang sangat pemalas, blog ini selalu tertunda. Walaupun sudah 2 tahun berlalu, saya rasa tidak banyak perubahan peraturan dalam mengajukan visa schengen ini.

Ketika saya menuliskan blog ini, saya telah 2 kali mengajukan visa. Dua-duanya melalui VFS Global untuk negara Belanda. Kenapa Belanda? Karena memang saya akan mengunjungi teman saya di Belanda. Lalu bagaimana untuk kalian yang akan mengunjungi beberapa negara Eropa yang ada di dalam cakupan Schengen ini? Dari beberapa sumber yang saya baca, sebaiknya kalian mengajukan ke negara yang paling lama kalian kunjungi atau negara kedatangan kalian.

Jenis visa yang saya ajukan itu adalah visa mengunjungi teman/keluarga. Ada beberapa rumor ketika saya hendak mengajukan visa schengen ini. Berikut beberapa rumor yang saya dapati ketika hendak mengajukan visa schengen ini:

1. Visa Sponsor (mengunjungi teman/keluarga) lebih kecil kemungkinannya diterima dibanding Visa Turis. Karena katanya takut dicurigai menjadi imigran di sana.
2. Jika passport kamu masih kosong belum ada cap negara-negara lain, maka akan sulit mendapatkan visa schengen.

Dari dua hal tersebut, menurut saya itu tidak benar. Diterima/tidaknya visa kalian adalah tergantung kelengkapan syarat-syarat dan selama kalian tidak ada kejahatan kriminal seharusnya visa kalian akan diterima. Cuma yang belum saya pahami adalah bagaimana petugas/kedubes memberikan durasi di visa kita. Hal ini akan saya ceritakan lebih lanjut post lain ya.

Dari awal saya hendak mengajukan visa schengen ini, saya memang sudah niat untuk melakukan sendiri tanpa Agen karena yang saya baca-baca mengguna agen juga tidak dijamin visa “pasti” diterima. Bermodalkan riset di google dan tanya sana-sini, inilah langkah-langkah yang saya lakukan pada saat itu:

1. Membuat janji temu di VFS Global secara online

Pengajuan visa ini bisa dilakukan paling cepat 90 hari sebelum keberangkatan dan paling lambat 2 minggu sebelum keberangkatan. Saran saya sebaiknya kalian mengajukan permohonan ini jauh-jauh hari. Karena kita tidak pernah tahu berapa lama proses permohonan itu dan kalau *amit2* ditolak, kita masih ada waktu mengajukan banding. Pembuatan janji ini dilakukan secara online bisa melalui link ini. Pada tahun 2018, biaya membuat janji ini adalah sebesar Rp. 400.000,-

2. Melengkapi Dokumen Persyaratan Visa Schengen

1. Formulir pengajuan visa
Pada tahun 2018, saya masih menggunakan formulir yang bisa kita unduh di website VFS. Namun sekarang VFS sudah memperbarui dengan sistem pengisian langsung pada halaman website VFS. Dan menurut saya ini lebih mudah karena mereka menggunakan bahasa yang tidak sesulit pada formulir cetak-nya. Untuk tahap-tahap pengisian form dengan model baru ini akan saya buat di post lain ya.

2. Passport
Banyak pendapat berbeda mengenai masa berlaku passport yang harus dimiliki ketika hendak mengajukan visa schengen. Berdasarkan pengalaman saya, untuk visa schengen melalui Belanda ini adalah minimal 3 bulan sejak meninggalkan Schengen tersebut. Jadi misalnya saya hendak ke Belanda bulan Januari sampai Februari, berarti masa berlaku paspport saya minimal adalah di bulan Mei. Kebijakan masa berlaku passport ini berbeda-beda tiap negaranya ya, jadi harap di cek terlebih dahulu jika negara tujuan kalian bukan Belanda.

Selain paspor asli, diperlukan juga melampirkan fotokopi-nya yang memuat data diri kita. Jika punya passport lama, fotokopi halaman pertama (informasi passport) dan visa-visa yang pernah terbit di negara bersangkutan. Selain fotokopi-nya, fisik asli passport lama tersebut juga harus disertakan. Jangan lupa, pastikan ada minimal 2 halaman visa yang masih kosong.

3. Keterangan Domisili
Dokumen untuk menyatakan keterangan domisili disini yaitu KTP, KK, Akte Kelahiran. Semuanya harus diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris. Sampai tahun 2019 kemarin saya tidak menggunakan jasa penerjemah tersumpah alias saya terjemahkan sendiri.

4. Pas Foto Terbaru
Ukuran untuk pas foto visa ini agak ajaib tidak seperti ukuran-ukuran pas foto yang biasa digunakan yaitu 3,5cm x 4,5cm dengan latar belakang warna putih. Ada beberapa persyaratan untuk pas foto ini dan bisa dilihat pada link ini. Tapi kalau kalian bingung, kalian bisa datang saja ke studio foto besar dan katakan saja “Mau pas foto visa Schengen/Eropa/Belanda”.

5. Surat Ijin dan Keterangan Kerja
Surat ijin dan keterangan kerja ini konon katanya merupakan dokumen sakti yang membantu kelangsungan diterimanya visa. Karena, dokumen tersebut dinilai menjamin kita bahwa kita akan kembali ke Indonesia dan tidak akan menjadi imigran di negara tersebut. Surat Keterangan Kerja saya lampirkan dengan kontrak kerja saya.

Surat Ijin Kerja berisikan pernyataan dari HRD tempat kalian bekerja yang menyatakan bahwa kalian hendak cuti untuk berkunjung ke negara bersangkutkan, dan menjamin bahwa kalian akan kembali ke Indonesia karena akan bekerja kembali. Dokumen ini saya lampirkan juga dengan dokumen yang telah saya terjemahkan ke dalam bahasa Inggris.

6. Surat Referensi Bank dan Rekening Koran 3 Bulan Terakhir
Surat Referensi Bank ini adalah surat yang menjelaskan sejak kapan kita menabung di bank tersebut dan berapa nominal terakhir di bank tersebut. Pada tahun 2018 dan 2019 saat saya mengajukan visa Schengen ini biaya yang saya keluarkan di Bank BCA adalah sebesar Rp. 50.000. Prosesnya juga cukup mudah (kecuali antrinya), kalian cukup memberitahu teller jika kalian membutuhkan bank statement untuk mengajukan visa schengen.

Kemudian kalian juga perlu mencetak rekening koran minimal 3 bulan terakhir. Banyak isu yang beredar mengenai jumlah nominal yang harus mengendap ditabungan. Ada yang bilang minimal 70 juta, tapi ada pula teman saya yang nominalnya dibawah itu tapi diterima. Well, menurut saya formula yang bisa kita hitung itu adalah berapa jumlah biaya hidup di negara bersangkutan dikali berapa lama kita akan tinggal di negara tersebut dan ditambahkan sejumlah uang yang sekiranya cukup untuk biaya hidupmu setelah pulang dari liburan kalian. Untuk biaya hidup per hari di belanda bisa kalian cek di link ini. Perlu diingat saldo akhir tiap bulan kalian jangan sampai mencurigakan, misalnya bulan januari 10 juta kemudian bulan februari 40 juta.

7. Tiket Pesawat
Salinan tiket pesawat yang menunjukkan dengan jelas nomor pemesanan (tidak harus berstatus issued) dan detail perjalanan. Pastikan detail perjalanan sesuai dengan tanggal yang kalian ajukan pada permohonan visa kalian nanti.

Tips. Kalau kalian punya kenalan di agen travel, kalian bisa minta bantuan dengan pihak agen travel tersebut untuk memberikan saya proforma tiket atau pesanan tiket pesawat yang belum di issued.

8. Travel Itinerary
Rencana perjalanan kalian yang kalian buat secara rinci mengenai tempat-tempat yang akan kalian kunjungi dan tempat menginap kalian selama kalian berada di area Schengen. Rencana perjalanan ini juga dibuat dalam bahasa Inggris.

9. Keterangan Tempat Tinggal
Kalau kalian mengajukan visa sponsor/kunjungan keluarga/teman dokumen yang dibutuhkan adalah surat sponsor yang dibuat oleh sponsor kamu di negara asalnya.

Kalau kalian mengajukan visa turis maka dokumen yang dibutuhkan adalah salinan bukti pemesanan hotel selama kamu bepergian nanti. Menurut blog-blog yang saya baca, kalian bisa memesan lewat situs booking.com dan carilah hotel yang memberikan garansi uang kembali jika kalian membatalkan pesanan tersebut.

10. Asuransi Perjalanan
Asuransi perjalanan wajib memiliki coverage minimal € 30.000, berlaku di seluruh area Schengen (walaupun kalian hanya pergi ke satu negara di Schengen) dan berlaku sesuai dengan durasi perjalanan kalian. Biaya asuransi ini sangat bervariasi, pada saat pengajuan visa pertama, saya menggunakan asuransi CHUBB via situs premiro.com.

Saya sudah tiga kali membeli asuransi via premiro ini, karena mereka menawarkan asuransi dengan tarif yang terjangkau he he. Kalau kalian butuh nomer petugas di premiro ini bisa langsung kontak saya. Beliau transparan sekali dalam memberikan tawaran asuransi-asuransinya. Tidak hanya asuransi dengan tarif mahal saja yang ditawarkan, namun yang terjangkau (paling murah) juga ditawarkan.

3. Proses Pengajuan Visa Schengen

1. Datang ke VFS Global
Datanglah ke VFS Global sebelum waktu kunjungan yang telah kalian buat pada temu janji sebelumnya. Saya selalu datang kurang lebih 1 jam sebelum waktu temu janji yang saya buat. Pastikan juga semua dokumen sudah kalian susun rapi. Sebaiknya kalian tidak membawa laptop karena harus dititipkan di loker dan membayar sebesar Rp. 20.000.

2. Pemeriksaan Dokumen
Setelah kalian dipanggil ke loket, pemeriksaan dokumen pun akan dimulai. Petugas akan memeriksa seluruh kelengkapan dokumen kalian. Sedikit pamer, pengajuan visa schengen pada tahun 2018 itu merupakan pengajuan visa pertama saya. Petugas yang melayani saya sampai memuji saya atas kelengkapan dan kerapihan dokumen yang saya bawa apalagi ini kali pertama saya mengurus pengajuan visa dan tanpa bantuan calo. Fyi, banyak sekali calo yang ada di VFS Global ini, dan sekali maju ke loket mereka membawa setumpuk berkas untuk beberapa orang sehingga membuat antrian lebih lama.

3. Membayar Visa Schengen
Biaya pembuatan visa pada saat saya mengajukan (2018-2019) adalah € 60 yang dibayarkan dengan rupiah di kounter VFS Global. Namun sesuai dengan informasi di situs VFS Global, terhitung sejak 02 Februari 2020 biaya pengajuan visa menjadi € 80. Biaya ini tidak akan dikembalikan entah visa kalian nanti diterima/ditolak nantinya. Simpan baik-baik bukti pembayarannya, karena akan digunakan untuk mengambil visa kalian nanti.

4. Pengambilan Data Biometrik
Setelah pemeriksaan dokumen dan pembayaran visa, kalian akan dipanggil lagi untuk masuk ke satu ruangan khusus untuk pengambilan data biometrik. Disini kalian akan diambil sidik jarinya.

5. Penantian
Disinilah momen yang paling membuat perut saya geli-geli. Karena harus menunggu kabar yang tidak pasti hasil dan waktunya. Menurut petugas yang melayani saya saat itu prosesnya memakan waktu sekitar 15 hari kerja dan bisa lebih jika kalian mengajukan pada peak season.
Sore hari setelah saya mengajukan visa, saya mendapat email yang menyatakan bahwa dokumen saya telah dikirimkan ke Dutch Regional Support Office Asia untuk diproses.

Dan… 10 hari setelah pengajuan (14 Juni 2018), saya mendapatkan email bahwa proses pengajuan visa saya telah selesai dan dapat diambil di kantor VFS Global pada pukul 14.00 – 16.00. Namun, penantian saya belum berakhir, karena email tersebut saya dapatkan malam hari, berarti saya harus datang esok harinya, tapi tanggal 15 Juni 2018 itu libur Idul Fitri guys, jadi waktu itu saya masih harus menunggu sampai hari senin (aku rakpopo) :’)

6. Mengambil Hasil Keputusan Visa
Ingat ya, disini kalian masih belum tahu hasil keputusan visa kalian. Diterima apa ditolak :’). Saya datang jam 14:00 sambil membawa bukti pembayaran. Kemudian menunggu panggilan ke loket. Proses pengambilannya singkat sekali, hanya menyerahkan bukti pembayaran dan kalian akan diberikan amplop plastik merah berisi paspormu dan (semoga beserta visa-nya).

Saya tidak langsung membuka amplopnya di ruangan itu. Saya keluar dan ke toilet dekat VFS Global ini, kata teman saya, jika kalian bukan amplop tersebut dan melihat ada kertas yang diselipkan di paspor kalian, tandanya kalian mendapatkan visa-nya. Dan benar, ketika saya buka amplopnya saya melihat selipan kertas putih dan ketika saya buka paspor saya, tadaaaa.. ada visa Schengen pertama saya. Sujud syukur eh gak deng, di toilet soalnya.

Saya mengajukan visa untuk kepergian 30 hari yaitu dari tanggal 2 Agustus 2018 sampai 01 September 2018. Visa yang saya dapatkan yaitu dari 2 Agustus 2018 sampai 16 September 2018 dengan durasi 30 hari. Kok beda? Ini masih misteri Ilahi, di pengajuan visa saya yang kedua pun berbeda hasilnya dengan apa yang saya ajukan, tapi karena saya mendapatkan durasi lebih lama dari yang saya ajukan ya saya bersyukur saja he he.

Tambahan.
Pada saat pengajuan visa pertama saya ini, saya masih berstatus pekerja kantoran sehingga saya masih bisa menyertakan surat ijin kerja dan surat pernyataan kerja. Nah, pada saat pengajuan visa saya yang kedua, saya telah berstatus freelancer. Lagi-lagi banyak sekali isu kurang sedap jika kalian berstatus freelancer atau saat ini masih disebut Unemployed. Tapi jangan sedih pengajuan visa saya yang kedua pun lancar. Untuk kalian yang freelancer dan bingung dengan dokumen-dokumen terkait “pekerjaan” kalian, ditunggu post-an saya berikutnya ya.

Semua dokumen-dokumen di atas saya copy 2x untuk jaga-jaga dan Dan jangan lupa untuk tetap membawa dokumen asli-nya. Jika kalian ingin template terjemahan yang sudah saya buat, bisa komen di bawah dan cantumkan email kalian, nanti akan saya kirimkan templatenya.

Begitulah pengalaman manis, asem, asin dari pembuatan visa schengen pertama saya. Kalau ada yang mau kalian tanyakan bisa komen dibawah I will be happy to help you all :). Doei.